Dokumentų automatizacija
Jei kiekvieną mėnesį iš naujo perrašinėjate tuos pačius sutarčių ar sąskaitų laukus — to nebereikia. Parodome, kaip dokumentų srautą paversti sistema, kuri dirba už jus.
Pažįstama situacija?
Daugelyje įmonių dokumentai vis dar keliauja tuo pačiu keliu: gaunamas PDF ar nuskenuotas popierius, kažkas jį atsidaro, perskaito ir ranka perkelia duomenis į kitą sistemą — sąskaitą, sutartį, žurnalą. Kai tokių dokumentų per mėnesį šimtai, ši užduotis suvalgo dienas, kurias komanda galėtų skirti darbui, kurio negali atlikti niekas kitas.
Klaidos šiame procese neišvengiamos — ne todėl, kad žmonės nerūpestingi, o todėl, kad perrašinėti tą patį lauką penkiasdešimtą kartą per dieną yra mechaniškas darbas, kuriame dėmesys natūraliai krenta.
Trys žingsniai
Nuo pirmo susidūrimo su dokumentu ar užklausa iki rezultato — be rankinio tarpinio žingsnio.
El. paštu, skenavimu ar tiesiai iš esamos sistemos — dokumentas atkeliauja į automatizuotą srautą, nereikalaujant, kad kas nors jį rankomis perkeltų.
OCR (optinis simbolių atpažinimas) ir kalbos modeliai išgauna reikiamus laukus — sumas, datas, kontaktus, prekes — net jei dokumentų formatai skiriasi.
Sugeneruotas dokumentas arba ištraukti duomenys automatiškai patenka į jūsų apskaitos, CRM ar dokumentų valdymo sistemą — jums lieka tik peržiūrėti.
Konkretus rezultatas
- Nebereikia perrašinėti tų pačių laukų kiekvieną mėnesį
- Mažiau žmogiškų klaidų dokumentų duomenyse
- Dokumentai apdorojami valandomis, o ne dienomis
- Komanda atsilaisvina sudėtingesniems, ne mechaniniams uždaviniams
Dažni klausimai
Ar sistema atpažįsta lietuviškus dokumentus?
Taip — OCR ir kalbos apdorojimo modeliai konfigūruojami darbui su lietuviška kalba ir vietiniais dokumentų formatais (sąskaitos, sutartys, važtaraščiai).
Ar reikia keisti dabartinę dokumentų valdymo sistemą?
Ne. Automatizacija paprastai integruojama į jau naudojamas sistemas — tikslas nėra pakeisti įrankius, o sumažinti rankinį darbą tarp jų.
Kiek laiko trunka įdiegimas?
Priklauso nuo dokumentų tipų įvairovės, bet dažniausiai pirmoji veikianti versija paleidžiama per kelias savaites po audito.
Dažnai derinama su
Nežinote, nuo ko pradėti?
Per ~10 minučių pokalbį su AI agentu išsiaiškinsime, kurios sritys jūsų versle atneš daugiausia naudos.